تعميم التسجيلات الهاتفية لسنة 2010
انطلاقا من سياسة هيئة الأوراق المالية في مواصلة تنظيم وتطوير سوق رأس المال وبهدف حماية المستثمرين في الأوراق المالية وتعزيزاً للثقة بالاقتصاد الوطني، نبين لكم فيما يلي نص قرار مجلس مفوضي هيئة الأوراق الماليه رقم ٢٠١٠/٤٨٠ تاریخ ٢٠١٠/٨/٢٥ والخاص بنظام التسجيل الهاتفي لتوثيق اوامر البيع والشراء وذلك للالتزام بما ورد بمضمونه.
أولا: إلزام شركات الوساطة المالية باعتماد نظام تسجيل هاتفي لتوثيق أوامر البيع والشراء الهاتفيه الصادرة من قبل عملائهم من خلال نظام تسجيل المكالمات الهاتفية، وفقا للضوابط والمتطلبات الفنية التالية:
- أ-على شركة الوساطة المالية تجهيز وإعداد نظام تسجيل المكالمات الهاتفية والعمل به وفقاً للخصائص التالية:
- 1-يتم تسجيل جميع المكالمات الهاتفية الواردة للشركة من العملاق والمتعلقة بالأوامر الخاصة بشراء أو بيع الأوراق المالية على الهواتف الخاصة بالشركة المرتبطة بنظام التسجيل الهاتفي.
- 2-يتم تسجيل جميع المكالمات الهاتفية الصادرة من الشركة إلى العملاء من اجل التأكيد على تنفيذ الأوامر الصادرة عنهم.
- 3-تخزين توقيت ورود الأمر الصادر عن العميل لضمان التنفيذ وفقاً لأولوية صدور الأمر وعدم السماح بتعديل توقيت المكالمات الواردة من عملاء الشركة.
- 4-ضبط توقيت الجهاز المخصص للتسجيل الهاتفي وفقاً للتوقيت المحلي للدولة، ويكون ضبط التوقيت من مسؤولية مدير النظام المعين من قبل الشركة.
- 5-الاحتفاظ بنسخ احتياطية من نظام التسجيل الهاتفي بشكل يومي وبشكل شهري . على وسائط تخزينية بعيدة عن حدود الجهاز الخادم المختص بالتسجيل الهاتفي لمدة لا تقل عن (2) سنوات.
- 6-إمكانية إظهار المكالمات المسجلة من خلال رقم المتصل أو رقم خط متلقي المكالمة أو تاريخ ورود المكالمة وتوقيتها، مع إمكانية إضافة الملاحظات على المكالمات الواردة والاحتفاظ بها.
- 7-امكانية إظهار تقرير بالمكالمات غير المستلمة.
- 8-يجب أن يمنع النظام حذف أي أمر ورد هاتفيا ومسجل على النظام.
- 9-يجب أن يتم تحديد مدة المكالمة بحيث لا تتجاوز دقيقتين، وإن تجاوزت المكالمة الهاتفية مدة الدقيقتين يتم إعطاء منبه (alarm) على ذلك.
- 10-أن تكون الملفات الناشئة عن النظام ملفات مضغوطة Compressed File ومشفرة Encrypted، ولا يمكن الاستماع إليها أو فكها أو تحويلها إلى ملفات صوتية بامتدادات مختلفة Waves Mp3 Ram ...الخ إلا من خلال البرنامج نفسه وبمعرفة النظام System Administrator.
- 11-إمكانية إظهار وتحويلها إلى امتدادات Wave لتسهيل الاستماع إليها على جهاز حاسب آلي آخر على أن يكون ذلك بمعرفة مدير النظام System Administrator.
ب -على كل شركة وساطة تحديد مسؤولية إدارة النظام كما يلي:-
1- تحديد أحد موظفي الشركة ليكون مسؤولا عن نظام تسجيل المكالمات وعليه متابعة تطبيق الضوابط المشار إليها في هذا القرار.
2- لا يجوز الاستماع إلى المكالمات الهاتفية المسجلة في شركة الوساطة الا من قبل المدير العام، ومدير التداول، وضابط الامتثال.
ج- تلتزم شركة الوساطة المالية بما يلي:
1- اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة والكافية للتأكد من شخصية العميل، بحيث لا يتم استقبال أي أمر إلا بعد التأكد من أن هذه الأوامر صادرة عن صاحب الحساب أو الشخص المفوض عنه.
2 - تسجيل كافة التفاصيل الخاصة بالأمر الصادر عن العميل من خلال المكالمات الهاتفية وعلى الأخص ما يلي: (اسم) مصدر الأمر وصفته، نوع الورقة المالية محل الأمر نوع الأمر شراء أو بيع الكمية السعر، مدة سريان هذا الأمر).
3- إعلام جميع العملاء أن أوامرهم الهاتفية مسجلة، إما من خلال النظام بعرض رسالة صوتيه تنص على أن جميع المكالمات الهاتفية مسجلة، أو من خلال وجود بند مستقل في اتفاقية التعامل بالأوراق المالية الموقعة من قبل الطرفين يوضح ذلك.
٤- إرسال بيان شهري لعملائها بالأوامر الهاتفية التي تلقتها منهم والتي تم
تنفيذها.
د - على شركة الوساطة إخطار الهيئة فور وقوع أية أعطال مفاجئة في نظام التسجيل الصوتي موضحة المدة المتوقعة لاستمرار العطل، على أن ترفق تقرير فني من الشركة المصنعة للنظام يحتوي على الشباب العمل كما يتم التنسيق مع الكوادر الفنية للهيئة للتحقق من سبب العطل.
ثانياً: منح شركات الوساطة المالية مهلة 6 أشهر لتوفيق أوضاعها والالتزام بالمتطلبات الفنية الخاصة بنظام التسجيل الهاتفي لدى شركات الوساطة.